Hojas de cálculo · PanoramaCinco programas de hojas de cálculo, una misma lógica
AgendaRuta de la clase
Entorno, celdas y datos
Libro, hoja, celda, tipos de datos y referencias.Cálculos y fórmulas
Operadores, funciones, SI, búsquedas y errores.Edición visual y gráficos
Formatos, formato condicional y gráficos.Tablas y tablas dinámicas
Listas como Tablas, resúmenes y segmentaciones.Dashboard final
Integrar todo en un tablero de ventas.Al finalizar, usted estará en capacidad deResultados de aprendizaje
¿Cuánto vale realmente esta exportación después de impuestos, fletes y tasa de cambio?
En comercio exterior casi toda decisión pasa por una hoja de cálculo: costeo de mercancías, liquidación de aranceles, flujo de caja y conversión de divisas. Un error en una celda puede costar miles de dólares.
Entorno, celdas y datos
Antes de calcular hay que saber dónde vive cada dato.
Hojas de cálculoUn libro de Excel contiene hojas, y cada hoja contiene celdas
Ventas.xlsx abierto en Excel.Imagen generada con IA (Gemini) a partir de un prompt del docente; es una ilustración, no una captura oficial.Hojas de cálculoLa ventana de Excel tiene cinco zonas que debe reconocer
Hojas de cálculoExcel distingue cinco tipos de datos y trata cada uno distinto
| Tipo | Ejemplo | Alineación | Observación |
|---|---|---|---|
| Texto | Café Pacífico | Izquierda | No se puede sumar |
| Número | 1250,75 | Derecha | Admite operaciones |
| Fecha/hora | 12/10/2026 | Derecha | Es un número de serie con formato |
| Lógico | VERDADERO | Centro | Resultado de comparaciones |
| Error | #¡DIV/0! | Centro | Indica un problema en la fórmula |
Hojas de cálculoUna referencia puede ser relativa, absoluta o mixta
Se ajusta al copiar la fórmula. Si en D2 escribe =B2*C2 y copia hacia abajo, en D3 será =B3*C3.
Cuando cada fila usa sus propios datos: cantidad × precio de cada producto.
No cambia al copiar. =B2*$F$1 multiplica siempre por la celda F1 (por ejemplo, la TRM o el IVA).
Con el cursor sobre la referencia, presione F4 para alternar entre B2, $B$2, B$2 y $B2.
Fija solo la fila o la columna: $B2 (columna fija) o B$2 (fila fija). Es clave en tablas de doble entrada, como una tabla de multiplicar.
Hojas de cálculoSeleccionar y rellenar rápido ahorra la mitad del trabajo
- Rango: clic y arrastre, o clic en la primera celda y Mayús + clic en la última.
- No contiguas: mantenga Ctrl y seleccione cada bloque.
- Columna o fila completa: clic en la letra o el número del encabezado.
- Controlador de relleno: cuadrito de la esquina inferior derecha; arrastre para copiar o prolongar series (1, 2, 3…; lunes, martes…; enero, febrero…).
Doble clic en el controlador de relleno copia la fórmula hasta donde terminen los datos de la columna vecina.
Escriba dos valores (10 y 20), selecciónelos y arrastre: Excel continúa 30, 40, 50…
Hojas de cálculoLos operadores y su prioridad determinan el resultado
| Prioridad | Operador | Significado | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| 1 | ( ) | Paréntesis | =(2+3)*4 → 20 |
| 2 | ^ | Potencia | =2^3 → 8 |
| 3 | * / | Multiplicar, dividir | =10/2*3 → 15 |
| 4 | + - | Sumar, restar | =2+3*4 → 14 |
| 5 | & | Unir texto | ="Año "&2026 |
| 6 | = < > <= >= <> | Comparar | =A1>100 → VERDADERO |
ActividadCompruebe su comprensión
En D2 escribe =B2*F1 y copia la fórmula a D3. ¿Qué obtiene en D3 y cómo lo corrige para que siempre use el IVA de F1?
Ejercicios en clase · Entorno y referenciasAhora usted: reconozca la ventana y use referencias en su propio libro
Libro nuevo y rango
- Abra un libro nuevo y guárdelo como
INFB05_Apellido.xlsx. - En A1:C6 digite Producto, Cantidad y Precio con cinco productos de su región (café, banano, cacao, plátano, coco).
- Seleccione
B2:C6y lea Suma, Promedio y Recuento en la barra de estado. - Renombre la hoja como
Ventasy cambie el color de su pestaña.
B2:C6 y la barra de estado con la suma visible.Referencia relativa y absoluta
- En D1 escriba Total y en D2 la fórmula
=B2*C2; arrastre el controlador de relleno hasta D6. - En G1 escriba IVA y en H1 el valor 19 %.
- En E2 calcule
=D2*$H$1y copie hasta E6. - Cambie H1 a 5 % y compruebe que toda la columna E se actualiza.
=D4*$H$1 en la barra de fórmulas.Al terminar cada ejercicio, levante la mano: el profesor pasará por su puesto y revisará su pantalla.
Cálculos y fórmulas
Del operador sencillo a las funciones que automatizan decisiones.
Hojas de cálculoUna fórmula siempre empieza con = y sigue una sintaxis
# Estructura general =FUNCION(argumento1; argumento2; ...) # Ejemplos =B2*C2 =SUMA(B2:B20) =SI(B2>=3;"Aprueba";"Reprueba")
Con configuración regional de Colombia, Excel usa punto y coma (;) entre argumentos y coma decimal. En inglés se usa coma (,) y punto decimal.
Hojas de cálculoLa barra muestra la fórmula; la celda muestra el resultado
Hojas de cálculoCinco funciones resumen cubren la mayoría de cálculos básicos
| Función | Qué hace | Ejemplo | Resultado con 10, 20, 30 |
|---|---|---|---|
| SUMA | Suma valores | =SUMA(A1:A3) | 60 |
| PROMEDIO | Media aritmética | =PROMEDIO(A1:A3) | 20 |
| MAX / MIN | Mayor / menor | =MAX(A1:A3) | 30 |
| CONTAR | Cuenta celdas con números | =CONTAR(A1:A3) | 3 |
| REDONDEAR | Redondea a n decimales | =REDONDEAR(3,14159;2) | 3,14 |
Hojas de cálculoLa función SI convierte una condición en una decisión
# =SI(prueba; si_verdadero; si_falso) =SI(C2>=1000; "Descuento 5 %"; "Sin descuento")
Hojas de cálculoCombine SI con Y u O para condiciones compuestas
=SI(Y(B2>=3;C2>=80); "Aprobado"; "Pendiente") =SI(O(D2="Bogotá";D2="Cali"); "Nacional";"Otra")
- Y: todas las condiciones deben cumplirse.
- O: basta con que una se cumpla.
- SI anidado: un SI dentro de otro para más de dos resultados; evite pasar de 3 niveles.
En Microsoft 365 la función SI.CONJUNTO evita anidar muchos SI.
Hojas de cálculoBuscar un dato en una tabla: BUSCARV y BUSCARX
=BUSCARV(valor_buscado; tabla; columna; 0) =BUSCARV(A2; $F$2:$H$20; 3; 0)
Busca en la primera columna de la tabla y devuelve el dato de la columna indicada. El último argumento 0 exige coincidencia exacta.
=BUSCARX(valor; matriz_buscar; matriz_devolver) =BUSCARX(A2; $F$2:$F$20; $H$2:$H$20)
Disponible en Microsoft 365 y Excel 2021. Busca en cualquier columna, a la izquierda o derecha, y no depende del número de columna.
En una lista de precios por código de producto, BUSCARV trae el precio y BUSCARX permite además indicar un texto cuando no encuentra el código: "No existe".
Significa que el valor buscado no existe en la tabla. Verifique espacios y tipo de dato (texto frente a número).
Hojas de cálculoSUMAR.SI y CONTAR.SI resumen datos según un criterio
| Necesidad | Fórmula | Idea |
|---|---|---|
| Ventas de Perú | =SUMAR.SI(B2:B50;"Perú";C2:C50) | Suma C donde B cumple el criterio |
| Nº de ventas mayores a 1 000 | =CONTAR.SI(C2:C50;">1000") | Cuenta celdas que cumplen |
| Promedio de México | =PROMEDIO.SI(B2:B50;"México";C2:C50) | Media condicionada |
| Ventas de Perú y mayores a 1 000 | =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C50;B2:B50;"Perú";C2:C50;">1000") | Varios criterios a la vez |
Hojas de cálculoLas funciones de texto y fecha limpian y ordenan los datos
| Función | Ejemplo | Resultado |
|---|---|---|
| IZQUIERDA | =IZQUIERDA("COL-2026";3) | COL |
| LARGO | =LARGO("Buenaventura") | 13 |
| MAYUSC / MINUSC | =MAYUSC("puerto") | PUERTO |
| UNIR.CADENAS | =UNIR.CADENAS(" ";VERDADERO;"Ana";"Ruiz") | Ana Ruiz |
| HOY / AÑO | =AÑO(HOY()) | 2026 |
| DIAS | =DIAS("30/11/2026";"12/10/2026") | 49 |
Ejemplo prácticoFactura de exportación con IVA y descuento
Datos: Cantidad 200 cajas de café (B2), precio unitario USD 18,5 (C2), descuento 5 % (F1) y TRM del día $4 000 (F2).
Se pide: Valor neto en USD y su equivalente en pesos colombianos.
La TRM debe ir en una celda aparte con referencia absoluta: si cambia, se actualiza toda la factura sin tocar las fórmulas.
- Subtotal:
=B2*C2→ USD 3 700. - Descuento:
=D2*$F$1→ USD 185. - Neto en USD:
=D2-E2→ USD 3 515. - Neto en pesos:
=F2*$F$2→ $14 060 000.
Ejemplo prácticoCosto puesto en destino (CIF simplificado)
Datos: FOB USD 12 000, flete USD 900 y seguro 0,5 % del FOB.
Se pide: Valor CIF y arancel del 10 % sobre el CIF.
Separar los datos (FOB, flete, tasas) en celdas con etiqueta permite simular otros escenarios en segundos.
- Seguro:
=12000*0,5%→ USD 60. - CIF:
=12000+900+60→ USD 12 960. - Arancel:
=CIF*10%→ USD 1 296. - Total a pagar:
=CIF+Arancel→ USD 14 256.
Hojas de cálculoLos errores de Excel se leen: cada código dice qué falló
ActividadCompruebe su comprensión
Necesita saber cuántas ventas superiores a USD 1 000 hubo en el rango C2:C50. ¿Qué función usa?
ActividadCompruebe su comprensión
La fórmula =BUSCARV(A2;F2:H20;3;0) devuelve #N/A. ¿Cuál es la causa más probable?
Ejercicios en clase · FórmulasAhora usted: resuelva una factura de exportación y una regla de decisión
Factura de exportación con TRM
- Cree una tabla de 5 productos con cantidad, precio unitario en USD y la columna Subtotal.
- Ponga en celdas rotuladas el descuento (5 %), el flete (USD 150) y la TRM del día.
- Calcule descuento, neto en USD y neto en pesos usando referencias absolutas.
- Totalice la factura con
=SUMA().
Notas y decisiones con SI
- Escriba 8 estudiantes ficticios con tres notas (0 a 5) en las columnas B a D.
- En E calcule
=PROMEDIO(B2:D2); en F escriba=SI(E2>=3;"Aprueba";"Reprueba"). - Cuente los aprobados con
=CONTAR.SI(F2:F9;"Aprueba")y halle la mejor y la peor nota con MAX y MIN. - Reto: con una tabla de equivalencias y
BUSCARV, asigne la letra A, B, C o D.
Al terminar cada ejercicio, levante la mano: el profesor pasará por su puesto y revisará su pantalla.
Edición visual y gráficos
Un resultado correcto mal presentado se interpreta mal: dé formato y grafique.
Hojas de cálculoEl cuadro Formato de celdas (Ctrl + 1) agrupa seis fichas
Define cómo se muestra el valor: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Porcentaje, Texto. El valor interno no cambia.
Horizontal y vertical, sangría, ajustar texto, combinar celdas y orientación del texto.
Tipo, tamaño, estilo y color de letra; bordes de contorno e interiores para delimitar tablas.
Color de fondo. Úselo con criterio: un máximo de 2 o 3 colores y con buen contraste.
Bloquea u oculta fórmulas. Solo tiene efecto cuando se activa Revisar → Proteger hoja.
Hojas de cálculoEl mismo número se muestra distinto según el formato
| Formato | Se ve como | Uso típico |
|---|---|---|
| General | 1234,5 | Valor sin formato |
| Número (2 decimales, miles) | 1.234,50 | Cantidades |
| Moneda | $ 1.234,50 | Precios y costos |
| Porcentaje (0,25) | 25 % | Tasas, descuentos |
| Fecha corta (46 307) | 12/10/2026 | Plazos y vencimientos |
| Texto | 1234,5 (no calcula) | Códigos, NIT, teléfonos |
Hojas de cálculoEl formato condicional resalta lo importante sin leer fila por fila
Ejercicios en clase · Edición visualAhora usted: dé formato profesional y resalte con reglas
Presente la tabla de notas
- En la hoja de notas del ejercicio 2.2, ponga el encabezado en azul marino con letra blanca y negrita.
- Aplique bordes finos, autoajuste las columnas (doble clic en el borde) y muestre el promedio con 1 decimal.
- Inmovilice la fila de encabezados (Vista → Inmovilizar fila superior).
- Configure la hoja para imprimir en una sola página horizontal.
Formato condicional
- Seleccione los promedios: rojo si es menor que 3 y verde si es 4 o más (Resaltar reglas).
- Aplique barras de datos a la columna de la nota final.
- Agregue un conjunto de iconos tipo semáforo a otra columna numérica.
- Cambie una nota y confirme que los colores se actualizan solos.
Al terminar cada ejercicio, levante la mano: el profesor pasará por su puesto y revisará su pantalla.
Hojas de cálculoUn gráfico bien elegido responde una sola pregunta
Ejercicios en clase · GráficosAhora usted: construya gráficos que respondan una pregunta
Columnas: ¿qué mes vendió más?
- Digite las ventas de enero a junio (seis valores en millones de pesos).
- Seleccione los datos e inserte un gráfico de columnas agrupadas.
- Agregue un título con la pregunta, un título del eje vertical con su unidad y etiquetas de datos.
- Pinte de naranja la columna del mejor mes.
Circular y línea
- Digite 4 categorías de producto con sus ventas y cree un gráfico circular con porcentajes.
- Digite 12 meses de ventas y cree un gráfico de líneas con marcadores.
- Escriba en una celda por qué cada gráfico es el adecuado (partes de un todo; evolución).
- Cambie el estilo desde la ficha Diseño de gráfico.
Al terminar cada ejercicio, levante la mano: el profesor pasará por su puesto y revisará su pantalla.
Hojas de cálculoValidación y protección evitan errores de captura
Validación de datos
Datos → Validación: limite una celda a una lista, un rango numérico o una fecha válida.Protección de hoja
Bloquee las celdas con fórmulas y deje libres solo las de captura.Datos personales
Una hoja con nombres, cédulas o teléfonos es dato personal: aplique la Ley 1581 de 2012 y proteja el archivo con contraseña.Hojas de cálculoDiez hábitos que distinguen una hoja profesional
- Una tabla por hoja, con encabezados en la fila 1.
- Datos de entrada separados de los cálculos.
- Parámetros (IVA, TRM) en celdas rotuladas.
- Nombres de hoja claros.
- Sin filas ni columnas combinadas dentro de la tabla.
- Referencias absolutas para parámetros.
- Formato consistente de números y fechas.
- Comprobar con una calculadora 2 o 3 filas.
- Guardar versiones con fecha (ventas_2026-10-12).
- Documentar supuestos en una hoja de notas.
Hojas de cálculoDiez atajos que duplican la velocidad de trabajo
| Atajo | Acción | Atajo | Acción |
|---|---|---|---|
| Ctrl + 1 | Formato de celdas | F4 | Alternar $ en referencia |
| Ctrl + Z / Y | Deshacer / Rehacer | Ctrl + Mayús + L | Activar filtros |
| Ctrl + flecha | Ir al borde de los datos | Alt + = | Autosuma |
| Ctrl + T | Convertir en tabla | Ctrl + ; | Insertar fecha de hoy |
| Ctrl + E | Relleno rápido | F2 | Editar la celda |
ActividadCompruebe su comprensión
Una columna de NIT aparece como 9,0066E+11 en lugar del número completo. ¿Qué formato debió aplicar antes de digitar?
Tablas y tablas dinámicas
De una lista de datos a resúmenes que se actualizan con un clic.
Tablas y tablas dinámicasConvertir un rango en Tabla agrega filtros, estilo y totales
Tablas y tablas dinámicasUna tabla dinámica resume miles de filas arrastrando campos
ActividadCompruebe su comprensión
Necesita ver cuánto vendió cada ciudad por producto y poder mostrar solo 2026 con un clic. ¿Cómo configura la tabla dinámica?
Ejercicios en clase · TablasAhora usted: convierta una lista en Tabla y explórela
De lista a Tabla
- Digite 12 ventas con Fecha, Cliente, Producto, Ciudad y Valor (use Buenaventura, Cali y Bogotá).
- Seleccione una celda, pulse Ctrl + T y nombre la Tabla
Ventasen Diseño de tabla. - Active la Fila de totales y elija un estilo de tabla.
- Filtre Ciudad = Buenaventura y ordene Valor de mayor a menor.
Columna calculada y validación
- Agregue la columna IVA con
=[@Valor]*19%y verifique que se llena sola. - Aplique validación de datos a Ciudad con una lista (Buenaventura, Cali, Bogotá, Medellín).
- Escriba tres filas nuevas al final y observe que la Tabla crece sola.
- Intente digitar una ciudad que no esté en la lista.
Al terminar cada ejercicio, levante la mano: el profesor pasará por su puesto y revisará su pantalla.
Ejercicios en clase · Tablas dinámicasAhora usted: resuma la Tabla Ventas con una tabla dinámica
Ventas por ciudad
- Seleccione una celda de la Tabla y use Insertar → Tabla dinámica en una hoja nueva.
- Arrastre Ciudad a Filas y Valor a Valores (Suma).
- Ordene de mayor a menor y dé formato de moneda al valor.
- Cambie un valor en la Tabla de datos y use Actualizar en la dinámica.
Doble entrada y segmentación
- Arrastre Producto a Columnas para cruzar ciudad y producto.
- Agregue Valor otra vez y muéstrelo como % del total de columna.
- Inserte una segmentación de Ciudad (Análisis de tabla dinámica → Insertar segmentación).
- Cree un gráfico dinámico de columnas y pruebe la segmentación.
Al terminar cada ejercicio, levante la mano: el profesor pasará por su puesto y revisará su pantalla.
Dashboard final
Integre fórmulas, formato, gráficos, tablas y dinámicas en un tablero de ventas.
Dashboard finalUn dashboard responde en una sola pantalla: cuánto, dónde y cuándo
Dashboard final · 40 minSu proyecto de clase: construya el dashboard de ventas
Dashboard_Apellido.xlsx)- Hoja Datos: Tabla
Ventascon 30 filas o más (Fecha, Ciudad, Producto, Cantidad, Precio) y Total calculado. - Hoja Análisis: tres tablas dinámicas (por mes, por producto y por ciudad).
- Hoja Dashboard: tres indicadores y tres gráficos dinámicos.
- Dos segmentaciones (Ciudad y Producto) conectadas a todos los gráficos.
- Sin líneas de cuadrícula, máximo tres colores y un título claro.
Guarde y suba el archivo a Moodle antes de terminar. El profesor revisará su pantalla con la rúbrica siguiente.
Dashboard finalEl profesor observará seis evidencias en su pantalla
| Criterio | Qué verá el profesor | Puntos |
|---|---|---|
| Datos como Tabla | Tabla Ventas con 30 filas o más y Total calculado con fórmula | 15 |
| Tablas dinámicas | Tres tablas dinámicas correctas en la hoja Análisis | 20 |
| Indicadores | Tres KPI que cambian al usar las segmentaciones | 15 |
| Gráficos | Tres gráficos dinámicos con título y ejes legibles | 20 |
| Segmentaciones | Ciudad y Producto conectadas a todos los gráficos | 15 |
| Diseño | Sin cuadrícula, máximo tres colores, alineado y legible | 15 |
Marco normativoNormas y estándares aplicables
Estudio independienteRecursos para profundizar
ResumenIdeas clave
Para continuarTrabajo independiente y próxima clase
- Terminar el Dashboard iniciado en clase y subirlo a Moodle.
- Replicar en Excel los dos ejemplos de factura y CIF con sus propios datos.
- Resolver el Taller 1 (grupal) en Moodle.
- Responder el quiz de la clase 6.
Clase 6 (12-oct): herramientas de presentación — PowerPoint, Canva, Visme, Prezi, Powtoon. Llevaremos los resultados de Excel a una presentación.
FuentesBibliografía y fuentes originales
- AA. VV., Excel y Word (versión Microsoft 365), 2.ª ed. Ediciones ENI, 2024.
- Microsoft, «Ayuda y formación de Excel». [En línea]. Disponible en: support.microsoft.com/es-es/excel
- Microsoft, «Información general sobre fórmulas en Excel». [En línea]. Disponible en: support.microsoft.com
- J. Lira Camargo y L. G. Lira Camargo, Informática Básica para Todos: Iniciando con la Tecnología. Lima, 2021.
- ISO/IEC, ISO/IEC 29500-1:2016. [En línea]. Disponible en: iso.org/standard/71691.html
- Video tutorial: búsqueda guiada en YouTube — Excel fórmulas básicas
- «Comparison of spreadsheet software», Wikipedia. [En línea]. Disponible en: en.wikipedia.org (consulta: 19-oct-2026; fabricantes del panorama inicial).
Gracias¿Preguntas?
Elaborado por: Prof. Jhon Jairo Murillo Flórez ·
Código: · · versión ,
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